Wir verdienen unser Geld mit individueller Software. Trotzdem lautet unsere erste Empfehlung in Erstgesprächen erstaunlich oft: Kaufen Sie das fertig. Für Buchhaltung, E-Mail, Lohnverrechnung oder Projektmanagement nach Lehrbuch gibt es ausgereifte Produkte, an deren Preis-Leistung keine Eigenentwicklung herankommt. Die Frage ist also nicht, was grundsätzlich besser ist. Die Frage ist, in welche Kategorie Ihr konkreter Prozess fällt, und dafür gibt es brauchbare Kriterien.

Der Normalfall: Standardsoftware, ohne Diskussion

Überall dort, wo Ihr Prozess so aussieht wie bei tausend anderen Firmen, gewinnt das fertige Produkt. Es ist sofort verfügbar, von vielen Kunden ausgetestet, wird laufend weiterentwickelt, und die rechtlich heiklen Teile, etwa bei Lohn und Buchhaltung, pflegt der Hersteller nach. Ein individuell entwickeltes Buchhaltungsprogramm wäre teurer, schlechter und ein Wartungsrisiko.

Als Faustregel: Je näher ein Prozess an gesetzlichen Vorgaben oder Branchenstandards liegt, desto klarer spricht alles für Standard. Individuell wird es dort interessant, wo Ihr Ablauf ein Wettbewerbsvorteil oder schlicht eine Eigenheit ist, die kein Hersteller abbildet.

Das 80-Prozent-Problem

Der häufigste Graubereich sieht so aus: Ein Standardtool passt zu 80 Prozent. Die fehlenden 20 Prozent sind aber ausgerechnet das Tagesgeschäft, die Preislogik, die spezielle Auftragsabwicklung, der Schritt, den es nur bei Ihnen gibt. Dann beginnen die Workarounds: Pflichtfelder mit Platzhaltern, Notizfelder voller strukturierter Daten, und daneben wächst wieder eine Excel-Datei, die das abfängt, was das Tool nicht kann.

In dieser Lage zahlen Sie doppelt, Lizenz plus Handarbeit, und haben trotzdem keinen sauberen Prozess. Ob sich ein eigenes Tool lohnt, hängt dann davon ab, wie teuer die 20 Prozent im Alltag sind: Wie viele Stunden pro Woche kosten die Umwege, wie oft entstehen Fehler daraus, wie viele Leute sind betroffen. Diese Rechnung sollten Sie aufstellen, bevor Sie mit irgendeinem Anbieter sprechen, auch mit uns.

Rechnen Sie beide Seiten über fünf Jahre

Kaufsoftware wirkt billig, weil sie monatlich abrechnet, Individualsoftware wirkt teuer, weil der Preis auf einmal kommt. Vergleichbar werden beide erst über einen längeren Zeitraum, wir empfehlen fünf Jahre:

Kostenpunkt	Standardsoftware	Individuelle Entwicklung
Anschaffung	entfällt, Abo startet sofort	Entwicklungskosten einmalig
Laufende Kosten	Lizenz pro Person × Teamgröße × 60 Monate	Betrieb und Hosting
Wartung	im Abo enthalten	grob 10 bis 20 Prozent der Baukosten pro Jahr
Zusatzfunktionen	kostenpflichtige Module	Erweiterung nach Aufwand
Versteckter Posten	laufende Stunden für Workarounds	Nachschärfen in den ersten Monaten
Späterer Wechsel	Datenexport, neue Gewohnheiten	abhängig von Code-Eigentum und Doku

Was auf der Individual-Seite gern verschwiegen wird

Der Fünf-Jahres-Vergleich fällt öfter zugunsten der Eigenentwicklung aus, als viele glauben, vor allem ab zehn, fünfzehn Nutzern. Ein Sonderweg ist das ohnehin nicht: Schon eine repräsentative Bitkom-Umfrage (2017) unter 503 Unternehmen fand, dass jedes dritte Unternehmen in Deutschland eigene Software entwickelt, bei Betrieben ab 500 Mitarbeitern waren es 64 Prozent. Aber es gibt reale Nachteile, die ein seriöses Angebot benennen muss. Ein eigenes Tool ist am ersten Tag schlechter als das Standardprodukt: weniger Funktionen, keine jahrelange Fehlerbereinigung, keine Community mit Anleitungen. Es wird erst durch Nutzung und Nachschärfen gut.

Und es macht Sie von einem Dienstleister abhängig, wenn Sie nicht aufpassen. Klären Sie vor Vertragsabschluss, wem der Code gehört, ob er dokumentiert übergeben wird und ob ein anderes Team ihn übernehmen könnte. Bei uns heißt das Exit-Strategie und steht in jedem Angebot; wo ein Anbieter dazu ausweicht, würden wir selbst nicht unterschreiben.

Der übersehene Mittelweg: Standard im Kern, klein bauen am Rand

Die Entscheidung ist selten ganz oder gar nicht. Häufig ist die beste Architektur: Standardsoftware für die Standardteile, Buchhaltung bleibt Buchhaltung, plus ein kleines eigenes Tool exakt für die 20 Prozent, die nirgends hineinpassen, angebunden an die vorhandenen Systeme.

Ein Beispiel aus der Praxis, wie wir es sinngemäß oft antreffen: Ein Handwerksbetrieb behält sein Buchhaltungsprogramm und seine Lohnverrechnung, bekommt aber eine eigene Einsatzplanung mit Zeiterfassung am Handy, weil genau dieser Teil in keinem Standardprodukt zu seinen Abläufen passte. Das eigene Tool bleibt klein und damit bezahlbar, und die ausgereiften Produkte machen weiter, was sie gut können.

Die Kurzfassung als Checkliste

Wenn Sie nur eines aus diesem Text mitnehmen, dann diese Prüfreihenfolge:

Gibt es ein Standardprodukt, das zu über 90 Prozent passt? Kaufen, fertig.
Passt es zu 80 Prozent und die Lücke ist billig zu ertragen? Kaufen und mit den Workarounds leben, bewusst.
Passt es zu 80 Prozent und die Lücke kostet spürbar Stunden, Fehler oder Nerven? Rechnung über fünf Jahre aufstellen, Mittelweg prüfen.
Ist der Prozess eine echte Eigenheit oder ein Wettbewerbsvorteil? Dann ist er ein Kandidat für ein eigenes Tool, und zwar zuerst der schmerzhafteste Teil, nicht die große Plattform.