Aus vielen Quellen wird ein klarer Ablauf.
Was automatisiert wird
Vom manuellen Aufwand zum automatisierten Prozess.
Wir übernehmen wiederkehrende, fehleranfällige Aufgaben, damit Ihr Team sie nicht mehr von Hand erledigen muss.
Vorher
E-Mails sichten
Anfragen landen im Postfach und müssen manuell verteilt werden.
Daten sammeln
Informationen aus Tabellen und Dateien werden händisch kopiert.
Kopieren & Einfügen
Daten werden zwischen Systemen übertragen und angepasst.
Freigaben einholen
Prüfungen und Abstimmungen laufen per E-Mail und in Meetings.
Nachher
Auslöser erkennen
Eingehende Anfragen oder Ereignisse starten den Prozess automatisch.
Daten validieren
Regeln und Prüfungen sichern die Qualität der übergebenen Daten.
Automatisch informieren
Benachrichtigungen und Updates gehen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen.
Protokolliert & nachvollziehbar
Jeder Schritt wird dokumentiert und bleibt revisionssicher.
Der durchgehende Ablauf
Vom Angebot bis zur Rechnung.
Die Kette Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung und Zahlung läuft in vielen Betrieben über fünf verschiedene Werkzeuge. Wir verbinden sie zu einem Ablauf, in dem jeder Schritt den nächsten anstößt.
Anfrage
Eine Anfrage kommt per E-Mail oder Formular. Die Daten werden ausgelesen und im richtigen System angelegt.
Angebot
Aus den Daten entsteht ein Angebotsentwurf mit aktuellen Preisen. Sie prüfen ihn und senden ihn ab.
Auftrag
Bei Zusage wird der Auftrag angelegt. Termine, Zuständigkeiten und Unterlagen stehen an einem Ort.
Rechnung
Nach erbrachter Leistung wird die Rechnung erstellt und verschickt. Die Buchhaltung bekommt den Beleg.
Zahlung
Zahlungseingänge werden abgeglichen. Bleibt eine Rechnung offen, erinnert das System zum richtigen Zeitpunkt.
Nicht jeder Betrieb braucht die ganze Kette. Häufig beginnt es mit einem einzigen Glied, etwa der Rechnungsstellung, und wächst von dort.
Beispiele
Drei Beispiele aus dem Betriebsalltag.
Angebot aus Anfrage
Auslöser
Eine neue Anfrage liegt im Postfach.
Ergebnis
Kundendaten und Positionen stehen im CRM, ein Angebotsentwurf wartet auf Ihre Freigabe. Fehlen Angaben, geht eine Rückfrage an den Kunden.
Eingangsrechnungen verbuchen
Auslöser
Eine Rechnung kommt als PDF-Anhang an.
Ergebnis
Betrag, Lieferant und Positionen sind ausgelesen und geprüft, der Beleg ist abgelegt und die Freigabe an die richtige Person unterwegs.
Wochenreport ohne Handarbeit
Auslöser
Freitag, 16:00 Uhr.
Ergebnis
Die Zahlen aus Auftragsliste, Buchhaltung und Webshop stehen in einem Report, der fertig formatiert im Team-Postfach liegt.
Ihre Systeme bleiben
Wir bauen um das herum, was Sie schon nutzen.
Eine Automatisierung muss sich in Ihre Arbeitsweise einfügen. Deshalb verbinden wir die Werkzeuge, mit denen Ihr Team heute arbeitet, statt alles auf einmal auszutauschen.
Häufige Fragen
Was vor der ersten Automatisierung oft gefragt wird.
In den meisten Fällen nicht. Wir bauen die Automatisierung um Ihre bestehenden Werkzeuge herum, etwa Postfach, Tabellen und Buchhaltung. Ersetzt wird nur, was Sie ohnehin loswerden wollen.
Wir starten mit einem klar abgegrenzten Ablauf. Der ist in der Regel nach wenigen Wochen produktiv. Danach entscheiden Sie, ob und was als Nächstes drankommt.
Fälle, die das System nicht sicher zuordnen kann, gehen an eine von Ihnen benannte Person. Nichts wird still verworfen, und jeder Schritt ist im Protokoll nachvollziehbar.
Ja. Sie legen fest, was automatisch läuft und wo eine Freigabe durch einen Menschen nötig ist. Diese Grenzen lassen sich später jederzeit verschieben.
Nächster Schritt
Wo verliert Ihr Team jede Woche die meiste Zeit?
Beschreiben Sie uns in einem kurzen Gespräch, wie der Ablauf heute läuft. Danach wissen Sie, ob sich eine Automatisierung rechnet und welcher Schritt zuerst dran wäre.