KI, die Ihre Abläufe entlastet.
Klare Arbeitsteilung
Die KI liest und sortiert. Sie entscheiden.
Die KI nimmt Ihrem Team das Lesen und Abtippen ab. Jede Entscheidung, die zählt, bleibt bei Ihnen.
Was die KI übernimmt
Lesen & verstehen
E-Mails, PDFs und Freitexte werden ausgelesen und inhaltlich erfasst, auch wenn kein Formular dahintersteht.
Zuordnen & klassifizieren
Rechnung, Anfrage, Reklamation oder Lieferschein: Jedes Dokument landet in der richtigen Kategorie und beim richtigen Prozess.
Entwürfe erstellen
Antwortvorschläge, Angebotsentwürfe und Zusammenfassungen liegen fertig vor, wenn Ihr Team sie braucht.
Daten übertragen
Beträge, Positionen und Kontaktdaten wandern aus unstrukturiertem Text direkt in Ihre Systeme. Niemand tippt mehr ab.
Was beim Menschen bleibt
Regeln festlegen
Sie definieren, was die KI darf, wo ihre Grenzen liegen und ab welcher Unsicherheit sie einen Menschen fragt.
Freigaben erteilen
Angebote, Antworten und Buchungen gehen erst raus, wenn Sie sie freigegeben haben.
Sonderfälle klären
Was die KI nicht sicher zuordnen kann, landet bei einer benannten Person. Nichts wird still verworfen.
Überblick behalten
Jeder Schritt wird protokolliert. Sie sehen jederzeit, was die KI getan hat und warum.
So läuft ein KI-Workflow
Fünf Schritte, ein nachvollziehbarer Ablauf.
Ein KI-Workflow läuft in festen Schritten ab. Die KI sitzt nur dort, wo Text gelesen und verstanden werden muss – der Rest sind ganz normale, definierte Prozessschritte.
Eingang
E-Mails, Dokumente oder Formulare treffen ein und starten den Workflow automatisch, auch nachts und am Wochenende.
Verstehen
Die KI liest den Inhalt, erkennt das Anliegen und extrahiert die relevanten Daten, auch aus Freitext und Scans.
Prüfen
Feste Regeln validieren das Ergebnis. Ist sich die KI nicht sicher genug, geht der Fall an einen Menschen.
Ausführen
Daten werden ins richtige System übertragen, Entwürfe erstellt, Antworten vorbereitet. Wo es darauf ankommt, warten sie auf Ihre Freigabe.
Protokollieren
Jeder Schritt wird dokumentiert: was erkannt, entschieden und ausgeführt wurde. Das können Sie und die Revision jederzeit nachlesen.
Nicht jeder Ablauf braucht alle fünf Schritte in voller Tiefe. Häufig starten wir mit einem einzigen Anwendungsfall, etwa der E-Mail-Triage, und erweitern erst, wenn der erste Schritt sich bewährt hat.
Beispiele
Drei Beispiele aus dem Arbeitsalltag.
E-Mail-Triage & Antwortentwurf
Auslöser
Im Sammelpostfach landen täglich Dutzende Anfragen, Bestellungen und Reklamationen durcheinander.
Ergebnis
Jede E-Mail ist kategorisiert und der richtigen Person zugewiesen. Für Standardanfragen liegt ein Antwortentwurf bereit. Gesendet wird erst, wenn jemand draufgeschaut hat.
Rechnungen & Lieferscheine auslesen
Auslöser
Eine Rechnung kommt als PDF-Anhang – als Scan, Foto oder Ausdruck, jedes Mal anders formatiert.
Ergebnis
Lieferant, Beträge und Positionen sind erkannt, mit der Bestellung abgeglichen und im System erfasst. Abweichungen gehen zur Prüfung an die Buchhaltung.
Angebot aus Anfrage
Auslöser
Ein Kunde beschreibt in einer formlosen E-Mail, was er braucht.
Ergebnis
Die Anforderungen sind erfasst, ein Angebotsentwurf mit aktuellen Preisen wartet auf Ihre Freigabe. Fehlen Angaben, schlägt das System eine Rückfrage vor.
Ihre Systeme bleiben
KI ergänzt Ihre Werkzeuge, statt sie zu ersetzen.
Wir hängen die KI an Postfach, ERP und Ablage an, mit denen Ihr Team ohnehin arbeitet. Welches Sprachmodell dahinter läuft, richtet sich nach Ihren Datenschutz-Vorgaben.
Häufige Fragen
Die Fragen, die im Erstgespräch immer kommen.
Das passiert, und genau dafür ist der Workflow gebaut. Die KI arbeitet mit Konfidenzschwellen: Ist sie sich nicht sicher genug, geht der Fall an einen Menschen statt automatisch weiter. Kritische Schritte wie das Versenden von Angeboten laufen grundsätzlich über eine Freigabe, und jedes Ergebnis ist im Protokoll nachvollziehbar. Eine KI, die ungeprüft nach außen kommuniziert, bauen wir nicht.
Das klären wir vor der ersten Zeile Code. Je nach Anforderung nutzen wir EU-gehostete Modelle oder Modelle mit Auftragsverarbeitungsvertrag, minimieren die Daten, die an das Modell gehen, und dokumentieren die Verarbeitung. Personenbezogene Daten verlassen Ihre Systeme nur dort, wo es vereinbart und rechtlich sauber geregelt ist.
Ein erster, klar abgegrenzter Workflow kostet einmalig Projektaufwand plus laufende Modellkosten von meist wenigen Cent pro Vorgang. Beides rechnen wir vor dem Start konkret durch. Und wenn sich die Automatisierung bei Ihrem Volumen nicht rechnet, raten wir ab.
Ein erster Anwendungsfall, etwa die E-Mail-Triage oder das Auslesen von Eingangsrechnungen, ist in der Regel nach wenigen Wochen im Echtbetrieb. Wir starten klein, messen die Trefferquote an Ihren echten Daten und erweitern erst, wenn der erste Schritt zuverlässig läuft.
Nächster Schritt
Fangen wir bei Ihrem Posteingang an.
In einem halbstündigen Gespräch schauen wir uns an, wo bei Ihnen manuell sortiert und abgetippt wird. Danach wissen Sie, ob sich ein Workflow rechnet – und wenn ja, welcher zuerst.