Custom Software · 6 Min. Lesezeit
Wann lohnt sich individuelle Software? Fünf Signale aus der Praxis
Wir entwickeln individuelle Software. Trotzdem beginnt unsere ehrliche Antwort auf diese Frage oft mit: noch nicht. Wer gerade gründet oder ein Standardproblem hat, fährt mit fertigen Tools besser. Buchhaltung, E-Mail, Terminplanung: alles gelöst, für wenige Euro im Monat. Interessant wird Individualsoftware an dem Punkt, an dem Ihr Unternehmen anders arbeitet als das Tool es vorsieht. Diesen Punkt erkennt man an ziemlich klaren Signalen.
Signal 1: Dieselben Daten werden mehrfach eingetippt
Der Auftrag kommt per E-Mail, wird in eine Excel-Liste übertragen, dann ins Rechnungsprogramm, dann in den Kalender. Vier Systeme, eine Information. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Gelegenheit für Tippfehler, und der aktuelle Stand existiert nirgends, weil jedes System einen anderen kennt.
Das ist der häufigste Auslöser, mit dem Unternehmen zu uns kommen. Nicht weil ein Tool fehlt, sondern weil fünf Tools nicht miteinander reden.
Signal 2: Es gibt die eine Excel-Datei, die niemand anfassen darf
Fast jeder Betrieb hat sie: die gewachsene Tabelle mit verschachtelten Formeln, die genau eine Person versteht. Solange diese Person da ist, funktioniert alles. Im Urlaub wird improvisiert, beim Abschied wird es teuer.
Solche Dateien sind auch inhaltlich riskanter, als sie wirken. Der Wirtschaftsinformatiker Raymond Panko von der University of Hawaii wertet seit den 1990er-Jahren Audits von Tabellenkalkulationen aus, zuletzt zusammengefasst in „Spreadsheet Errors: What We Know" (2008). Sein Befund: Feld-Audits fanden in fast neun von zehn geprüften Spreadsheets mindestens einen Fehler. Die Ersteller selbst schätzten die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers dagegen auf im Schnitt 18 Prozent, tatsächlich waren 86 Prozent der Tabellen fehlerhaft.
Eine solche Datei ist gelebte Geschäftslogik, nur eben in einem Format, das weder mehrere Nutzer noch Berechtigungen noch eine Historie kennt. Sie ist meist die beste Vorlage für eine kleine Anwendung: Die Anforderungen sind ja schon ausformuliert, in Spalten und Formeln.
Signal 3: Das Team arbeitet um das Tool herum, nicht mit ihm
Wenn Schulungen nötig sind, damit Mitarbeiter ein Standardtool so verbiegen, dass es zum eigenen Ablauf passt, zahlen Sie doppelt: für die Lizenz und für die Workarounds. Typische Symptome sind Pflichtfelder, die mit Platzhaltern gefüllt werden, Notizfelder voller strukturierter Information und Prozessschritte, die „immer außerhalb vom System" passieren.
Signal 4: Die Lizenzkosten wachsen mit jedem Mitarbeiter
Standardsoftware rechnet meist pro Kopf und Monat ab. Bei drei Leuten ist das egal. Bei dreißig Mitarbeitern und vier Tools à 20 bis 50 Euro pro Person reden wir über 30.000 bis 70.000 Euro jährlich, jedes Jahr wieder. Eine eigene Lösung kostet einmal in der Entwicklung und danach nur Betrieb und Wartung. Ab einer gewissen Teamgröße kippt die Rechnung.
Rechenbeispiel: 4 Tools × 35 € × 12 Monate, Mittelwert der Preisspanne oben
Signal 5: Ein Prozess frisst jede Woche Stunden
Hier hilft eine simple Überschlagsrechnung. Ein manueller Ablauf, der das Team fünf Stunden pro Woche kostet, summiert sich bei 35 Euro Vollkosten pro Stunde auf rund 9.000 Euro im Jahr. Eine Automatisierung, die in der Entwicklung 10.000 bis 15.000 Euro kostet, hat sich damit nach gut einem Jahr bezahlt gemacht. Alles danach ist Gewinn an Zeit und Nerven.
Wenn die Rechnung andersherum ausgeht, also der Aufwand klein und der Prozess selten ist, dann ist das ein gutes Argument gegen Individualsoftware. Auch das sagen wir Interessenten so.
Worauf Sie bei der Umsetzung achten sollten
Zwei Punkte entscheiden darüber, ob individuelle Software ein Gewinn oder ein Klumpenrisiko wird. Erstens die Eigentumsfrage: Der Code sollte Ihnen gehören, mit Dokumentation, sodass Sie den Dienstleister wechseln könnten. Bei uns heißt das Exit-Strategie und ist Teil jedes Projekts. Zweitens die Kostenkontrolle: Wir bieten dafür eine Festpreis-Option an, bei der Änderungen transparent bepreist werden, bevor sie umgesetzt werden.
Und fangen Sie klein an. Das eine nervigste Problem zuerst, nicht die große Plattform, die alles können soll. Kleine Projekte liefern nach Wochen Ergebnisse und zeigen, ob die Zusammenarbeit trägt.