Kennzahlen-Dashboard für KMU: Welche Zahlen wirklich zählenKennzahlen-DashboardfürKMU:WelcheZahlenwirklichzählen

Fangen Sie bei den Fragen an, nicht bei den Daten

Der übliche Weg läuft falsch herum: Man schaut, welche Daten ERP, Shop und Buchhaltung hergeben, und baut daraus Diagramme. Das Ergebnis ist ein Dashboard, das viel zeigt und wenig beantwortet.

Besser ist die Gegenrichtung. Schreiben Sie die Fragen auf, die Sie sich als Geschäftsführung ohnehin jede Woche stellen. Bei den meisten KMU, mit denen wir arbeiten, sind es Varianten von: Wie läuft der Monat gegen den Plan? Wer schuldet uns Geld, und seit wann? Wie ausgelastet sind wir nächste Woche? Was liegt im Lager und bewegt sich nicht? Jede dieser Fragen ergibt eine Kennzahl. Was keine Frage beantwortet, gehört nicht aufs Dashboard.

Die Kennzahlen, die bei fast jedem KMU auftauchen

Die konkrete Auswahl hängt vom Geschäft ab, ein Installateur braucht andere Zahlen als ein Onlinehändler. Ein paar Kandidaten kehren aber in fast jedem Projekt wieder, weil sie direkt an Liquidität und Kapazität hängen:

• Umsatz im laufenden Monat, gegen Vormonat oder Plan gestellt, damit die Zahl einen Maßstab hat
• Offene Rechnungen nach Alter, denn zwischen „18.000 Euro offen“ und „18.000 Euro offen, davon 12.000 über 30 Tage“ liegt ein Mahnlauf
• Auftragsbestand oder Auslastung der nächsten zwei bis vier Wochen, weil sich hier zeigt, ob Vertrieb oder Abarbeitung das Problem ist
• Deckungsbeitrag statt nur Umsatz, wo die Datenlage es hergibt, denn Umsatz allein belohnt auch schlechte Aufträge
• Ein bis zwei Zahlen, die nur für Ihr Geschäft gelten: Retourenquote, Stornoquote, Materialkosten pro Auftrag

Was Sie getrost weglassen können

Website-Besucher, Social-Media-Reichweite, Newsletter-Öffnungsraten: alles messbar, alles in den jeweiligen Tools ohnehin sichtbar, und fast nie eine Zahl, wegen der ein KMU-Geschäftsführer am Dienstag etwas anders entscheidet. Solche Werte gehören zum Marketing-Werkzeug, nicht auf das Steuerungs-Dashboard.

Weglassen fällt schwer, weil jede Kachel für sich genommen interessant wirkt. Ein brauchbarer Test: Wenn diese Zahl nächste Woche um 20 Prozent fällt, tun Sie dann etwas? Wenn die ehrliche Antwort „nein“ oder „ich wüsste nicht was“ lautet, ist es eine Beobachtungszahl, keine Steuerungszahl.

Der Streit um die Definition ist wichtiger als das Diagramm

In vielen Betrieben meinen Vertrieb und Buchhaltung mit „Umsatz“ nicht dasselbe. Der eine zählt Auftragseingang brutto, die andere fakturierte Leistung netto, und beide haben aus ihrer Sicht recht. Solange die Zahl in zwei Excel-Dateien lebt, fällt das nur in Meetings auf, in denen dann über die Zahl statt über die Entscheidung diskutiert wird.

Ein Dashboard zwingt Sie, diese Definitionen einmal festzulegen: Umsatz ist fakturierte Leistung netto, Stichtag ist das Rechnungsdatum, Gutschriften werden abgezogen. Das ist unbequeme Arbeit, ein bis zwei Workshops, in denen es auch mal laut wird. Nach unserer Erfahrung ist genau diese Arbeit der halbe Wert des Projekts. Die Anzeige selbst ist danach fast Formsache.

Live heißt nicht, dass alles im Sekundentakt blinken muss

Live-Daten klingen gut, kosten aber je nach Quellsystem unterschiedlich viel Aufwand. Ehrlich betrachtet reicht für die meisten Kennzahlen eine Aktualisierung pro Nacht: Der Monatsumsatz ändert seine Aussage nicht, wenn er von 6 Uhr früh statt von eben stammt. Wirklich aktuell sein müssen nur Zahlen, auf die jemand im Tagesgeschäft reagiert, etwa offene Aufträge in der Disposition.

Diese Unterscheidung spart Geld. Ein Dashboard, das nachts aus drei Systemen liest, ist deutlich günstiger zu bauen und zu betreiben als eines, das überall Echtzeit-Anbindungen braucht. Wir fragen deshalb bei jeder Kennzahl: Wie alt darf die Zahl sein, bevor sie Ihnen schadet?

Klein starten: sechs Kacheln, dann weitersehen

Unser Rat für den Anfang: eine Seite, rund sechs Kennzahlen, die wichtigsten Fragen zuerst. Damit leben Sie vier bis acht Wochen. Danach wissen Sie aus eigener Anschauung, welche Zahl Sie täglich anschauen, welche Sie ignorieren und welche fehlt. Erst dann lohnt sich die zweite Ausbaustufe mit Drilldowns, Bereichsansichten und Rechten pro Rolle.

Der umgekehrte Weg, erst das große Dashboard für alle Abteilungen zu planen, dauert Monate bis zur ersten sichtbaren Zahl und rät die Hälfte der Anforderungen falsch. Das sagen wir auch dann, wenn der größere Auftrag für uns lukrativer wäre.

Und falls Ihnen sechs Kacheln zu bescheiden vorkommen: Laut der IKT-Erhebung der Statistik Austria (2023) hat nur ein Viertel der österreichischen Unternehmen überhaupt Datenanalysen durchgeführt oder durchführen lassen, der EU-27-Schnitt liegt bei 33 Prozent. Wer sechs sauber definierte Zahlen jede Woche anschaut, ist weiter als die meisten.