Es gibt ihn in erstaunlich vielen Betrieben, den Montagvormittag-Ritus: Export aus dem einen System als CSV, Datei öffnen, Spalten prüfen, das Datumsformat reparieren, die drei Zeilen mit den Umlaut-Problemen von Hand richten, Import ins andere System, Fehlermeldungen wegklicken. Eingeführt wurde das vor Jahren als Provisorium, „bis wir eine richtige Lösung haben". Das Provisorium ist geblieben, wie Provisorien das tun. Der Weg heraus führt selten über einen großen Wurf, sondern über drei Stufen, von denen jede für sich schon etwas wert ist.

Warum manuelle Importe schleichend teurer werden

Die Stunde pro Woche ist der kleinste Posten. Teurer sind drei Nebenwirkungen. Erstens die Verzögerung: Zwischen den Importen arbeitet das Zielsystem mit veralteten Daten, und alle, die damit arbeiten, wissen das und rufen sicherheitshalber nochmal an. Zweitens die Fehleranfälligkeit: Jeder Handgriff im Ablauf, jede von Hand reparierte Zeile, ist eine Gelegenheit für stille Fehler, die erst Wochen später auffallen. Drittens die Personenabhängigkeit: Der Import gehört einer Person, und mit ihr steht und fällt er.

Das Tückische ist die Gewöhnung. Weil der Import jede Woche irgendwie klappt, fühlt er sich nicht wie ein Problem an. Dabei ist das Ritual kein Einzelfall: In der Smartsheet-Umfrage „Automation in the Workplace" (2017) gaben 42 Prozent der rund 1.000 befragten Büroangestellten an, mehr als zehn Stunden pro Woche mit repetitiven Handarbeiten wie Datenerfassung und Datenübertragung zu verbringen. Erst wenn die zuständige Person drei Wochen ausfällt oder ein Fehler eine falsche Abrechnung produziert, wird sichtbar, wie viel an diesem Ritual hängt.

Stufe 1: Denselben Import automatisch laufen lassen

Die erste Stufe verändert den Import nicht, sie nimmt ihn nur der Person ab. Ein kleines Programm holt den Export ab, wendet dieselben Korrekturen an, die bisher von Hand passiert sind, und spielt die Datei ein, jede Nacht statt jeden Montag. Das Format bleibt, die Systeme bleiben, die Logik bleibt.

Der Charme dieser Stufe liegt im Aufwand: Sie ist oft in ein bis zwei Wochen umgesetzt, häufig für unter 5.000 Euro, weil nichts neu erfunden wird. Die Voraussetzung ist dieselbe wie bei jeder Automatisierung: Die Person, die den Import heute macht, muss ihre Handgriffe einmal vollständig aufzählen, auch die, die „eh nur manchmal" nötig sind. Genau diese Manchmal-Fälle sind die eigentliche Spezifikation.

Stufe 2: Prüfen vor dem Import statt Reparieren danach

Der automatische Import aus Stufe 1 hat eine Schwäche geerbt: Er ist so gutgläubig wie die CSV-Datei, die er bekommt. Stufe 2 stellt dem Import eine Prüfung voran. Jede Zeile wird gegen Regeln getestet, bevor sie das Zielsystem erreicht: Ist die Artikelnummer bekannt? Liegt der Preis in einem plausiblen Bereich? Ist der Kunde vorhanden, und ist er es nur einmal?

Zeilen, die durchfallen, blockieren nicht den ganzen Lauf, sondern landen in einer Klärungsliste, die eine Mitarbeiterin am Morgen durchsieht. Das dreht das Arbeitsprinzip um: Statt hundert Zeilen zu prüfen, um drei Fehler zu finden, bekommt sie die drei Fehler vorgelegt. Nach unserer Erfahrung ist diese Stufe die mit dem größten spürbaren Effekt im Alltag, weil sie über die Zeitersparnis hinaus das Vertrauen in die Daten wiederherstellt. Was auf dem Spiel steht, hat Gartner (2020) beziffert: durchschnittlich 12,9 Millionen US-Dollar kostet schlechte Datenqualität ein Unternehmen pro Jahr. Erhoben wurde das bei Konzernen, aber die Mechanik ist im Kleinen dieselbe – die Fehler, die spät auffallen, sind die teuersten.

Stufe 3: Der Import verschwindet

Die letzte Stufe ersetzt den Dateiumweg durch eine direkte Verbindung: Das Quellsystem übergibt Änderungen laufend an das Zielsystem, über eine Schnittstelle, ereignisgesteuert oder in kurzen Abständen. Aus „Datenstand von letzter Nacht" wird „aktueller Stand", und das CSV-Format mit seinen Datums- und Umlaut-Fallen ist Geschichte.

Diese Stufe ist die aufwendigste, je nach Systemen einige Tausend bis über zehntausend Euro, und sie lohnt nicht immer. Wenn die nächtliche Aktualität aus Stufe 2 im Alltag reicht, und das tut sie öfter, als man denkt, gibt es keinen Grund für den Umbau. Der Reiz von „echtzeit" ist es selten wert, wenn niemand im Betrieb eine Entscheidung trifft, die von Minuten abhängt.

Was mit den Sonderfällen passiert

Der häufigste Einwand gegen die Abschaffung des manuellen Imports lautet: „Aber Frau Steiner weiß, was sie bei den komischen Fällen tun muss." Der Einwand ist ernst zu nehmen, denn er stimmt. In fast jedem gewachsenen Import stecken fünf Prozent Fälle, die nach Ermessen behandelt werden: der eine Lieferant mit dem eigenen Nummernformat, die Sammelposition, die aufgeteilt werden muss.

Die Lösung ist nicht, diese Fälle wegzuautomatisieren, sondern sie explizit zu machen. Was sich in Regeln fassen lässt, wird zur Regel. Was echtes Ermessen bleibt, landet in der Klärungsliste, bei genau der Person, die es beurteilen kann. Frau Steiner wird nicht ersetzt, sie wird von der Fließbandarbeit entlastet und behält die Fälle, für die es sie wirklich braucht.

Wann ein manueller Import bleiben darf

Zum Schluss die Gegenrichtung, der Vollständigkeit halber: Ein Import, der einmal im Quartal läuft, zwanzig Zeilen umfasst und in zehn Minuten erledigt ist, braucht keine Automatisierung. Die Entwicklung würde sich über Jahre nicht rechnen, und jede zusätzliche Software will gewartet werden. Dasselbe gilt, wenn eines der beteiligten Systeme ohnehin vor der Ablösung steht.

Die ehrliche Frage ist nicht, ob sich ein Import automatisieren lässt, das lässt sich fast jeder. Die Frage ist, ob er häufig genug läuft, genug Zeilen bewegt und genug Schaden anrichten kann, um die drei Stufen zu rechtfertigen. Beim montäglichen Ritual mit tausend Zeilen lautet die Antwort fast immer ja. Beim Quartals-Zwanzigzeiler fast immer nein.