Den ROI einer Automatisierung ehrlich berechnenDenROIeinerAutomatisierungehrlichberechnen

Die Nutzenseite: Stunden zählen ist der leichte Teil

Messen Sie den Zeitaufwand, statt ihn zu schätzen. Lassen Sie die betroffenen Personen zwei typische Wochen lang notieren, wie viel Zeit der Prozess tatsächlich frisst, inklusive der Unterbrechungen und Rückfragen drumherum. Nach unserer Erfahrung liegen Schätzungen oft daneben, in beide Richtungen: Der tägliche Kleinkram wird unterschätzt, der gefühlt nervigste Prozess überschätzt.

Rechnen Sie mit Vollkosten, nicht mit dem Bruttolohn. Eine Arbeitsstunde kostet den Betrieb mit Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz und Ausfallzeiten in Österreich meist das 1,5- bis 2-Fache des Bruttostundenlohns. Für eine Bürokraft sind 35 bis 50 Euro Vollkosten pro Stunde eine brauchbare Hausnummer.

Der unbequeme Punkt: Eingesparte Stunden sind kein eingespartes Geld

Wenn eine Automatisierung fünf Stunden pro Woche freispielt, sinkt Ihre Lohnsumme um null Euro. Die Mitarbeiterin ist ja weiterhin da. Die Einsparung wird erst real, wenn die freie Zeit etwas Nützliches füllt: liegengebliebene Aufgaben, Vertrieb, oder dass die geplante zusätzliche Teilzeitkraft nicht eingestellt werden muss. In wachsenden Betrieben ist genau das der häufigste echte Effekt: Das Team schafft mehr Volumen, ohne zu wachsen.

Für die Rechnung heißt das: Setzen Sie eingesparte Stunden nur dann voll an, wenn Sie konkret sagen können, was mit ihnen passiert. Können Sie das nicht, rechnen Sie mit der Hälfte. Das klingt streng, verhindert aber die Enttäuschung, dass die Automatisierung läuft und trotzdem „nichts gespart" wurde.

Die Posten, die schwer zu beziffern sind, aber real

Fehlerkosten gehören auf die Nutzenseite, sind aber mühsam zu schätzen. Ein Zahlendreher in einer Rechnung kostet eine Gutschrift und ein unangenehmes Telefonat. Ein übersehener Auftrag kostet unter Umständen den Kunden. Fragen Sie das Team, was in den letzten zwölf Monaten tatsächlich schiefgegangen ist, und rechnen Sie diese konkreten Fälle, statt pauschale Fehlerquoten anzusetzen.

Zwei Posten lassen wir bewusst als Text statt als Zahl in der Rechnung stehen: die Abhängigkeit von einzelnen Personen, die der Prozess heute hat, und die Frage, ob der Prozess in doppelter Menge noch funktionieren würde. Beides kann wichtiger sein als die Stundenersparnis. Beides in Euro zu übersetzen wäre aber Scheingenauigkeit, und Scheingenauigkeit ist genau das, was diese Rechnung vermeiden soll.

Die Kostenseite vollständig: Entwicklung ist nur der Anfang

Zum Angebotspreis der Entwicklung kommen drei Posten, die in kaum einer ROI-Rechnung stehen. Erstens der Betrieb: Hosting, Updates, kleinere Anpassungen, realistisch 10 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. Zweitens Ihre eigene Zeit: Jemand aus dem Betrieb muss den Prozess erklären, Zwischenstände prüfen und die Abnahme machen, über ein Projekt gerechnet oft mehrere Personentage. Drittens die Einführung: Ein paar Wochen lang laufen alter und neuer Weg parallel, und das kostet eher Zeit, als dass es welche spart.

Klären Sie außerdem, wie Änderungen nach dem Projekt bepreist werden, denn Prozesse ändern sich, und eine Automatisierung, die nicht mitzieht, verliert jedes Jahr an Wert. Wir arbeiten deshalb mit einer Festpreis-Option, bei der Änderungen transparent bepreist werden, bevor sie umgesetzt werden. Wie auch immer Ihr Dienstleister das regelt: Es gehört in die Rechnung.

Eine Beispielrechnung zum Nachbauen

Nehmen wir einen fiktiven Installationsbetrieb mit zwölf Monteuren. Die Büroleitung überträgt Stundenzettel aus Papier und Fotos in die Lohnverrechnung und die Projektabrechnung: gemessene sechs Stunden pro Woche, bei 40 Euro Vollkosten rund 12.000 Euro im Jahr. Die freie Zeit hat eine klare Verwendung, das Angebotswesen bleibt regelmäßig liegen, also setzen wir sie voll an. Dazu kommen zwei konkrete Abrechnungsfehler aus dem Vorjahr mit zusammen etwa 1.500 Euro Schaden. Nutzenseite: rund 13.500 Euro pro Jahr.

Kostenseite: 14.000 Euro Entwicklung für eine digitale Zeiterfassung mit Anbindung an die Lohnverrechnung, rund 2.000 Euro pro Jahr für Betrieb und Anpassungen, geschätzte fünf Personentage Eigenaufwand im Projekt, einmalig etwa 1.600 Euro. Im ersten Jahr stehen damit rund 17.600 Euro Kosten gegen 13.500 Euro Nutzen, ab dem zweiten Jahr 2.000 gegen 13.500. Amortisation nach etwa anderthalb Jahren, danach verdient das Projekt Geld. Das ist eine solide, keine spektakuläre Rechnung, und genau so sehen tragfähige Automatisierungsprojekte meistens aus.

Fiktives Beispiel aus diesem Beitrag

Wann die Rechnung gegen die Automatisierung ausgeht

Es gibt klare Abbruchkriterien. Wenn die Amortisation jenseits von drei Jahren liegt, ist das Risiko zu hoch, dass sich der Prozess vorher ändert. Wenn der Prozess an einem System hängt, das absehbar ersetzt wird, gilt dasselbe. Und wenn die Nutzenseite nur trägt, weil weiche Posten großzügig in Euro übersetzt wurden, trägt sie nicht. Dass gerade alle automatisieren, ist ebenfalls kein Kriterium: Laut Statistik Austria (IKT-Erhebung 2024) hat sich der Anteil der österreichischen Unternehmen ab zehn Beschäftigten, die künstliche Intelligenz einsetzen, binnen eines Jahres von rund 11 auf 20 Prozent fast verdoppelt. Das erhöht den Druck, mitzuziehen, aber es ändert nichts an Ihrer Rechnung.

Ein Nein zu einem Projekt ist kein verlorenes Ergebnis. Die Messung der tatsächlichen Prozesskosten, die dabei entsteht, ist auch dann etwas wert, wenn die Antwort lautet: manuell weitermachen und in einem Jahr neu rechnen.